contoh surat resmi

contoh surat resmi

Contoh surat resmi yang akan penulis berikan terdiri dari surat resmi kuasa, undangan, perintah kerja, keputusan dan surat resmi lainnya. Untuk dapat dipahami, penulis akan menjelaskan pengertian surat resmi secara detail.

Surat resmi merupakan surat yang hanya dapat dikeluarkan oleh pihak instansi, sekolah, perusahaan ataupun organisasi untuk kepentingan dalam kegiatan tertentu.

Namun, surat resmi juga bisa dibuat oleh perseorangan maupun individu seperti surat lamaran kerja dan juga surat pengunduran diri yang bersifat resmi. Yang mana cara penulisannya menggunakan format surat resmi yang berlaku.

Sebelum penulis contohkan, ada baiknya kamu simak penjelasan lengkapnya seputar komponen penting yang ada dalam surat resmi.

Komponen Surat Resmi

Contoh Surat Resmi – Surat resmi mempunyai perbedaan dengan surat tak resmi yang terletak pada tata bahasa dan penulisannya.

Namun, surat resmi bentuknya lebih terstruktur dan ada ketentuan-ketentuan dalam cara penulisannya yang nanti akan penulis jelasnya sehingga mudah dipahami.

Bagian surat resmi yang mestinya terpenuhi diantaranya:

Kepala Surat (Kop Surat)

 

contoh surat resmi

Contoh Surat Resmi – Kop surat adalah sebuah identitas pertama yang dibaca oleh penerima surat.

Dengan adanya kop surat ini maka surat ini menjadi sebuah surat resmi. Adapun surat resmi perusahaan bisa ditambahkan menjadi usaha, nomor izin usaha, bidang kegiatan.

Nah, apa fungsi kepala surat? Simak penjelasan lengkapnya.

  • Kop surat berfungsi sebagai media promosi
  • Kop surat berfungsi untuk mengetahui alamat dan nama instansi
  • Kop surat berfungsi untuk memberikan informasi tentang jenis kegiatan dan bidang usaha

Nomor Surat

contoh surat resmi

Contoh Surat Resmi – Nomor surat berfungsi untuk memudahkan instansi dalam pengarsipan atau penyimpanan data kapan terakhir pembuatan dan pengeluaran surat.

Sehingga memudahkan pekerjaan karyawan dalam pembuatan surat berikutnya.

Nomor surat berisikan nomor urut, bulan dan tahun pembuatan atau pengeluaran surat. Letak nomor surat biasanya dibawah kop surat di sebelah kiri. Nomor surat pada surat resmi mempunyai fungsi diantaranya:

  • Berfungsi untuk memudahkan pencarian jika surat diperlukan
  • Berfungsi untuk memudahkan penyimpanan administratif
  • Berfungsi untuk Membantu dalam pengelompokan surat sesuai dengan jenis isi surat tersebut
  • Berfungsi untuk memudahkan pengontrolan frekuensi pengiriman surat

Selain pembuatan nomor surat, beberapa hal penting yang juga harus diperhatikan yakni:

  • Surat berisi bulan dan tahun pembuatan surat
  • Surat berisi kode tujuan surat, contoh undangan rapat (UR)
  • Surat berisi kode kedudukan surat, contoh surat keluar (KEI)
  • Nomor surat yang dikeluarkan harus disesuaikan dengan urutan surat, dihitung dari nomor akhir pembuatan surat

Contoh:

Nomor  : 019/UR/IV2020

019         : adalah surat ke-17

SPK        : Undangan Rapat

IV            : Ditulis pada bulan ke-14 (Maret)

2020       : Dibuat pada tahun 2020

Terkait lampiran disertakan jika ada, namun apabila tidak ada cukup diberi tanda (-)

Tanggal Penulisan Surat

contoh surat resmi

Contoh Surat Resmi – Sehubungan dengan tujuan penulisan tanggal pada surat resmi yaitu agar penermia bisa mengetahui kapan surat tersebut dikeluarkan.

Dengan adanya tanggal penulisan surat tersebut, maka surat dapat diketahui masa berlakunya.

Oleh sebab itu, tanggal penulisan surat merupakan komponen penting yang wajib ada dalam pembuatan surat resmi.

Lampiran

Contoh Surat Resmi – Surat resmi yang dibuat juga berisikan lampiran. Lampiran yang tercantum dalam surat merupakan dokumen yang ikut dilampirkan dalam pembuatan surat resmi pada sebuah instansi maupun perseorangan.

Lampiran yang tercantum di dalam surat resmi berfungsi sebagai tanda bahwa ada dokumen penting di dalam surat resmi tersebut.

Contoh:

No                          : –

Lamp                     : 1 Lembar

Perihal                  : –

Hal ini menandakan bahwa surat melampirkan tiga lembar dokumen di dalam surat tersebut.

Perihal

Contoh Surat Resmi – Dalam surat resmi biasanya juga terdapat isi berupa perihal. Perihal dalam surat resmi merupakan hal utama yang merupakan tujuan utama dalam surat tersebut.

Fungsi dari komponen ini bertujuan untuk menunjukkan pada penerima surat tentang pokok isi surat.

Dengan demikian penerima surat dapat segera mengetahui tujuan pengirim mengirimkan surat resmi tersebut.

Alamat Tujuan

Contoh Surat Resmi – Hal wajib ada di dalam sebuah surat yaitu tujuan kepada siapa diserahkan surat itu. Maka, alamat surat menjadi hal penting yang harus diperhatikan.

Jangan sampai salah apalagi salah tujuan. Penulisan alamat dilakukan sebanyak dua kali, yang pertama dalam amplop surat dan kedua pada isi surat.

Dalam isi surat alamat tidak harus ditulis lengkap karena telah ditulis dalam amplop.

Inilah ciri-ciri alamat yang digunakan dalam membuat surat resmi:

  • Penggunaan kata “Kepada” tidak perlu ditulis sebab mengandung kata yang berlebihan.
  • Penulisan “Yang terhormat” atau disingkat juga dengan “Yth” bertujuan untuk memberi penghormatan kepada penerima surat diantaranya atasan atau relasi kerja.
  • Panggilan “Bapak”, “Ibu”, atau “Sdr” hanya ditujukan untuk nama orang sehingga tidak digunakan dalam sebuah nama instansi ataupun jabatan tertentu.
  • Penggunaan titik hanya digunakan setelah singkatan, sehingga tidak perlu ditulis pada akhir baris.
  • Kode pos diharuskan ada, karena membantu petugas pos agar surat mudah dikirim.

Contoh:

Yth, Manager PT. Telkom Indonesia

Jalan Cendrawasih No 19

Kota Pekanbaru

Yth. Bapak Haris Hermanto

Jalan Budi Mulya – Bekasi

Jawa Barat

Salam Pembuka

Contoh Surat Resmi – Dalam sebuah surat resmi harus diawali dengan salam pembuka. Salam pembuka adalah sebuah komponen utama dalam membuat surat resmi.

Hal ini disebabkan salam pembuka mempunyai fungsi untuk pembuka sebelum sampai ke inti atau pokok surat.

Contoh kata salam pembuka berupa Dengan Hormat, Salam Sejahtera, Assalamualaikum dan lain sebagainya.

Isi Surat

Contoh Surat Resmi – Isi surat merupakan bagian penting yang wajib ada dalam surat resmi, dimana pokok dan juga inti yang akan dibahas tertulis secara jelas di dalam isi surat.

Di dalam surat terdapat komponen penting seperti karangan berupa bagian pembuka, bagian inti dan penutup.

Simak ulasannya di bawah ini:

“Pembuka”. Merupakan bagian pembuka yang merupakan sebuah pengantar untuk membaca sebelum mengetahui inti surat.

Di dalam pembuka juga berisi inti masalah yang akan disampaikan kepada penerima surat.

“Inti” adalah bagian utama inti isi surat yang tertulis dalam sebuah surat. Komponen ini berisi bagian utama yang akan disampaikan pada pengirim.

“Penutup” merupakan bagian isi tentang penegasan, simpulan, ucapan terima kasih.

Maka komponen tersebut menandakan bahwa uraian pokok yang disampaikan melewati surat telah berakhir. Penulisan penutup dalam surat resmi sebaiknya singkat, padat dan juga tegas.

Salam Penutup

Di akhir surat resmi berisikan salam penutup yang pada umumnya digunakan untuk menambah keramahan di dalam berkomunikasi.

Salam penutup seringkali digunakan dalam surat, terkadang tidak semua surat wajib menggunakan salam penutup.

Salam penutup hanya digunakan dalam surat resmi yang contohnya seperti dalam surat-surat berita.

Tanda Tangan dan Nama Penanggung Jawab

Beberapa surat dan keterangan membutuhkan tanda tangan di dalam sebuah surat, contohnya seperti absensi ataupun yang lainnya.

Komponen ini sama halnya dengan surat resmi yang berisi penanggung jawab dan tanda tangan.

Tembusan

Tembusan dapat digunakan saat pihak tertentu yang dianggap wajib mengetahui isi surat tersebut. Nah, berikut ini contoh surat resmi yang dapat dijadikan referensi.

Inisial Surat

Dalam penulisan surat resmi diperlukan inisial surat, maka pembuat surat wajib untuk mencantumkan inisial terutama untuk kepentingan yang diperlukan dalam perusahaan maupun lembaga terkait.

Stempel

Setelah semua terselesaikan secara rapi, tahap akhir juga dapat ditambahkan dengan stempel dari perusahaan ataupun instansi terkait. Hal ini bertujuan agar keaslian surat resmi yang dibuat.

Contoh Surat Resmi

Contoh surat resmi disini terdiri dari beberapa jenis diantaranya surat resmi sekolah, surat kuasa dari pihak bank dan surat resmi perusahaan.

Surat resmi dan tidak resmi juga terdiri dari beberapa versi yakni bahasa Inggris.

1. Contoh Surat Resmi Sekolah

contoh surat resmi

Surat resmi ini merupakan pemberitahuan yang disampaikan pihak sekolah kepada wali murid atau orang tua untuk melakukan kegiatan tertentu.

Maka, pihak sekolah dapat membuat surat resmi undangan sekolah untuk disampaikan kepada wali murid atau orang tua siswa.

Berikut ini contoh surat resmi sekolah yang baik dan benar:

SMA NEGERI 1 RAWAMANGUN

Jl. Rawamangun No. 19 Jakarta Timur

No. Telp (021) 37920178

Jakarta, 30 Oktober 2020

Nomor                  : 119/SMAN 1 Rawamangun/10/2020

Lampiran             : –

Perihal                  : Undangan

Kepada Yth.

Orang tua/Wali Murid

Kelas X SMA Negeri 1

Rawamangun

Dengan Hormat,

Dalam lembaga untuk meningkatkan karakter kecerdasan para siswa-siswi SMAN 1 Rawamangun khususnya kelas X. Maka dengan surat resmi ini, kami selaku pengurus / badan pendidikan sekolah ingin melaksanakan pembelajaran diluar sekolah bagi siswa-siswi kelas X.

Berikut kegiatan yang akan kami laksanakan pada:

Hari/Tanggal                                       : Sabtu/31 Oktober 2020

Pukul                                                     : 08.00 – 18.00

Tempat                                                : Jakarta

Acara                                                     : Meningkatkan Ilmu Pengetahuan Alam

Demikian surat resmi ini kami buat, atas segala perhatian dan kerjasamanya kami ucapkan terima kasih.

Hormat kami,

Kepala Sekolah SMA Negeri 1 Rawamangun

Tejo Anggara, M.Pd

2. Contoh Surat Resmi Perusahaan

contoh surat resmi

Sebelum melakukan kegiatan penting di dalam sebuah perusahaan, surat resmi menjadi syarat utama untuk memberitahukan pegawai ataupun karyawan untuk dapat hadir dalam undangan tersebut.

Undangan perusahaan seperti ini biasanya menggunakan surat sah agar pemberitahuan tersebut dapat dipertanggungjawabkan.

Agar lebih jelas simak contoh surat resmi undangan perusahaan berikut ini:

PT. PETERNAKAN JANGKRIK

Jl. Swadaya 9 No 118 Bekasi

Telp. (021) 19187239. Fax (021) 3928938

Email: peternakanjangkrik@yahoo.com

Bekasi, 30 Oktober 2020

Nomor                  : 033/UU/-PJ/XI/2020

Lampiran             : –

Perihal                  : Undangan

Kepada Yth,

Pimpinan PT. Peternakan Jangkrik

Jl. Jababeka Industri No. 221 Bekasi

Di tempat

Dengan hormat,

Sehubungan dengan terdapatnya pengangkatan jabatan selama 10 tahun PT. Peternakan Jangkrik Berdiri, maka kami mengundang perwakilan dari PT. Peternakan Jangkrik untuk melaksanakan kegiatan serah terima jabatan yang akan dilaksanakan pada:

Hari/Tanggal                       : Sabtu, 31 Oktober 2020

Waktu                                   : 08.00 s/d Selesai

Tempat                                : Aula PT. Peternakan Jangkrik

Demikian surat undangan resmi ini kami sampaikan. Besar harapan kami untuk dapat hadir dalam acara ini. Atas perhatian dan kerjasamanya kami ucapkan terima kasih.

Hormat kami,

Rudi Irawan

3. Contoh Surat Resmi Organisasi

contoh surat resmi

Organisasi yang berada dalam naungan sekolah juga menggunakan surat resmi sebagai bentuk pernyataan. Organisasi dapat ditemukan pada setiap sekolah SMP dan SMA.

Berikut contoh surat resmi undangan rapat untuk OSIS yang dapat dijadikan referensi sekolah:

ORGANISASI SISWA Intra Sekolah (OSIS)

SMA Negeri 1 Rawamangun

Jl. Rawamangun No 11 Jakarta Timur

Jakarta, 30 Oktober 2020

Nomor                  : 119/OSIS/AR EE/XI/2020

Lampiran             : –

Hal                 &nbsnbsp;        : Undangan

Kepada Yth,

Ketua Kelas

SMA Negeri 1 Rawamangun

Dengan hormat,

Sehubungan dengan acara libur sekolah pada smester ganjil tahun ajaran 2020/2021. Kami segenap pengurus OSIS SMA 1 Rawamangun mengundang seluruh ketua kelas untuk ikut menghadiri undangan rapat OSIS yang akan membahas dalam pembentukan panitia olahraga yang akan dilaksanakan pada:

Hari/Tanggal                       : Sabtu/31 Oktober 2020

Pukul                                     : 08.00 s/d Selesai

Tempat                                : Aula Sekolah

Acara                                     : Kegiatan Sekolah

Mengingat pentingnya kegiatan ini, kami mengharapkan kedatangan segala pimpinan kelas ataupun yang mewakili untuk menghadiri undangan rapat. Demikian surat ini kami buat, atas perhatian dan kerjasama teman-teman kami ucapkan terima kasih.

Mengetahui,

Ketua OSIS SMA Negeri 1 Rawamangun

Joko Widodo

4. Contoh Surat Resmi Surat Kuasa

contoh surat resmi

Surat kuasa merupakan surat pernyataan wewenang yang diberikan pihak pertama dan pihak kedua. Surat ini dapat digunakan untuk kepentingan pribadi dan perusahaan.

Surat kuasa yang dikeluarkan disebabkan karena pemberi kuasa tidak mampu melakukan sesuatu hal dengan sendirinya.

Berikut contoh surat resmi surat kuasa yang dapat dikeluarkan oleh pihak pemberi kuasa:

SURAT KUASA

Yang bertanda tangan di bawah ini:

Nama                                    : Bayu Anggara

Umur                                    : 29 Tahun

Tempat Tanggal Lahir     : Banyuwangi, 11 Oktober 1991

Alamat                                  : Jl. Perahu Dayung No 30 Banyuwangi

Yang selanjutnya disebut sebagai Pemberi Kuasa.

Dengan ini memberi kuasa kepada:

Nama                                    : Handika Asyfi

Umur                                    : 34 Tahun

Tempat Tanggal Lahir     : Yogjakarta, 28 September 1989

Alamat                                  : Jl. Malioboro No 119 Yogjakarta

Yang selanjutnya disebut sebagai Penerima Kuasa.

Atas nama dan kepada pemberi kuasa mewakili dan mengurus serta menjual kendaraan roda empat merk : Toyota Avanza, Warna : Hitam, Tahun : 2019, No. Pol : Z-2123-AZ. No. Rangka : vz281928, No. BPKB : 1929921, atas nama : Bayu

Demi kepentingan yang tercantum diatas maka, penerima kuasa dapat melakukan aksi berikut:

  1. Agar dapat menandatangani surat perjanjian jual beli, pesan statment dalam membebaskan hak dari kendaraan bermotor tersebut dan juga surat-surat yang berkaitan dengan maksud dan tujuan pelepasan hak kepemilikan atas kendaraan bermotor tersebut.
  2. Menerima uang dan dapat menandatangani kwitansi hasil dari penjualan kendaraan bermotor serta melaksanakan aksi lainnya jika diperlukan.

Demikian surat kuasa ini saya buat untuk dapat dipergunakan sebagai mana mestinya.

Jakarta, 31 Oktober 2020

Penerima Kuasa                                                                                                                               Pemberi Kuasa

Robi Simanjuntak                                                                                                             Lukman Panjaitan

5. Contoh Surat Resmi Bahasa Inggris

contoh surat resmi

Selain bahasa Indonesia, surat resmi juga dibuat dalam bahasa Inggris baik di dalam perusahaan maupun sekolah.

Surat resmi undangan bahasa Inggris yang dibuat akan diserahkan untuk orang tua atau wali murid.

Berikut contoh surat resmi bahasa inggris yang baik dan benar.

Pondok Pesantren Sintesa

Jl. Kawedanan Magetan no. 22

Telp 082131739279

Pekanbaru, 31 Oktober 2020

Ramadhan 1442 H

No          : 121/X/20

Hal          : Request

Attachment        :-

Dear

CEO Of PT. Chefron

In Place

Assalamualaikum Warahmatullah Wabarakatuh

In connection with the existence of religious seminar activities held at Ramadhan islamic boarding school, which was held on:

Day/Date             : Saturday, Oktober 31, 2020

Time                      : 08.00 unti finished

Where                  : Ramadhan Pondok Pesantren Sintesa

For this reason, we as representatives of the islamic boarding school, asked for founds to help with religious seminars, which are held once once a year, to run smoothly.

Thus we submit the application letter, for your participation we thank you.

Wassalamualaikum Warahmatullah Wabarakatuh.

Pengurus Ponpes

Ibrahim Vatih

6. Contoh Surat Resmi Pemerintah

Surat resmi dari pemerintah dikeluarkan oleh pemerintahan untuk bantuan sosial masyarakat. Maka, surat ini dikatakan sebagai surat resmi.

Simak contoh surat resmi yang dikeluarkan pemerintah berikut ini:

PEMERINTAH KOTA MAGELANG

SMK 5 Magelang

Bondowoso, Magelang

Telp: (023) 1892901 Email: Dinaspemerintahan@gmail.com

Magelang, 17 November 2020

Nomor: 119/XI/17 November 2020

Lampiran: –

Hal Permohonan Izin

Yth. Kepala Dinas Pendidikan

Kota Magelang

Dengan Hormat

Assalamualaikum Warahmatullah Wabarakatuh

Kami selaku dewan sekolah SMK 5 Magelang akan memberitahukan tentang kegiatan lomba antar sekolah yang akan diselenggarakan pada tanggal 25 November 2020 dalam memperingati sumpah pemuda . Acara ini akan diselenggarakan pada:

Hari/tanggal       : Senin, 25 November 2020

Waktu                   : 07:30 s/d 16:30

Tempat                : Aula SMK 5 Magelang

Sehubungan dengan surat resmi ini, kami mengajukan permohonan izin untuk mengadakan acara lomba tersebut. Atas perhatian Bapak/Ibu kami ucapkan terima kasih.

Wassalamualaikum Warahmatullah Wabarakatuh

Hormat kami,

Rudi Irawan M. Kom

Itulah macam-macam contoh surat resmi undangan perusahaan, organisasi sekolah dalam bahasa Indonesia dan bahasa Inggris.

Semoga membantu dan menambah wawasan kamu tentang cara membuat contoh surat resmi yang baik dan benar.

Jika artikel ini bermanfaat, jangan lupa tinggalkan komentar positif kamu ya. Terima kasih.

Related Posts